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従業員名簿について

2019.01.25

皆さんこんにちは、今回もよろしくお願いします。
本日は、”従業員名簿”についてご説明していきたいと思います。

 

従業員名簿とは

 
言葉からどういうものかは容易に想像ができると思いますが、実は
 
労働基準法で必ず作成・保管することが義務付けられている、とても重要なものなのです。

 

また、従業者名簿(労働者名簿とも言います)とは、”法定三帳簿”のうちの一つでもあります。
 

▽法定三帳簿とは?
会社が人を雇った場合に整備することが義務付けられている帳簿があります。
それは、労務管理の「法定三帳簿」と呼ばれている以下の帳簿で、労働基準法によりその整備が定められています。
1.労働者名簿
2.賃金台帳
3.出勤簿
(出展:J-net21 中小企業ビジネス支援サイト 労務管理のポイント:労務管理の「法定三帳簿」)

 

法人であろうと個人事業主であろうと、従業員や社員が1人でもいれば従業員ごとに必ず作成しなければなりません。※日雇いの労働者を除く

 

従業者名簿に記載しなければいけない項目とは

 

次に、従業員名簿の内容についてもご説明いたします。
 
代表的なものとしては、
 
・氏名
・生年月日
・過去の経歴
・住所
・性別
・従事する業務
・雇用を開始した日
・退職した日
・(在職中に死亡した場合)死亡した日
 
などが挙げられます。
 
労働基準監督署が調査に入った場合など、ほぼ間違いなく提出を求められる書類になりますので、簡単なようですがとても重要なものなのです。

 

注意点

 

従業員を預かる経営者として、名簿一つ作成・保管されていない、となっては労務管理面において大きく減点となってしまう為、ご注意頂きたいポイントです。

 

なお、変更があった場合は都度更新しなければなりません。
日々の多忙を理由に遅延してしまうことなどは許されませんので、この点もご注意ください。
また、複数の営業所を設置している会社の場合、その営業所ごとに備えておく必要があります。

 

更に、従業員名簿を含む法定三帳簿については、その保存期間が3年と定められています。
特に注意すべき点として、作成するのは雇用のタイミングですが、保存期間の起算日は
 
「退職や死亡の日から」3年
 
ということです。
 
在職中の従業員名簿などを保管しておく必要があることは、皆さん言わずもがなご理解頂いているのですが、退職と同時に廃棄してしまっているケースがあります。ここも要注意ポイントですので、是非覚えておいてください。



パソコン上での管理も認められている書類ですので、従業員がどんどん増えてから焦って作るのではなく、従業員や社員を雇うことになったその日から作成するようにして頂くとよいでしょう。
 
面倒な業務かもしれませんが、それが皆さんの労務管理能力の向上につながると共に、大切な従業員を預かる責任を果たすことにもつながるのです。

 

今回は以上といたします。

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